La commune doit choisir un ou plusieurs moyens de Saisine par Voie Electronique et les mettre en place : un formulaire de contact sur son site Internet, un téléservice (demandes d’actes d’état-civil, par exemple) ou encore une adresse mail.
L’identification du demandeur dans les demandes par voie électronique doit être mentionnée explicitement (état civil, adresse mail…).
Il est important de bien définir les champs à remplir du formulaire de téléservice, ou alors d’indiquer clairement au demandeur l’obligation de mentionner ses informations pour toute demande par mail.
Pour répondre aux demandes faites par voie électronique, la collectivité n’est pas obligée de le faire par le même moyen. Elle peut répondre sous une autre forme (par courrier, par exemple).
Les demandes et réponses nécessitant une lettre recommandée peuvent se faire par voie électronique (avec signature) ou continuer de se faire par lettre recommandée, au choix de la collectivité.
A la réception de la demande, la commune adresse au demandeur un accusé de réception (“tout envoi à une administration par voie électronique (…) fait l’objet d’un accusé de réception électronique et, lorsque celui-ci n’est pas instantané, d’un accusé d’enregistrement électronique“) :
– L’accusé d’enregistrement doit être envoyé instantanément ou, “en cas d’impossibilité, dans un délai d’un jour ouvré à compter de la réception“.
– L’accusé de réception électronique, lui, doit être envoyé “dans un délai de dix jours ouvrés à compter de la réception“.
L’accusé de réception devra obligatoirement mentionner :
– la date de réception de l’envoi électronique effectué par l’usager
– “la désignation du service chargé du dossier”, ainsi que son adresse électronique ou postale et son numéro de téléphone.
Si la demande de l’usager est ou non soumise à la règle du “silence vaut accord”, on peut ne pas répondre. Le silence gardé par l’administration pendant deux mois vaut accord, sauf exceptions. Il faut mentionner la date à laquelle la demande “sera réputée acceptée ou rejetée”.
Il est important de bien paramétrer les champs de réponse du formulaire de téléservice, ou alors de prévoir un mail “type” de réponse, si la collectivité décide d’utiliser uniquement son adresse mail comme moyen de SVE.
